1. Overblik over flere kommunikationskanaler
Det er ikke altid let at holde styr på de mange kundehenvendelser og spørgsmål, der strømmer ind i den ene indbakke efter den anden. Hvem er ansvarlig for hvilken kanal? Og har du svaret dem alle? Dette er en udfordring, som mange kan relatere til, og det kolliderer ofte med ønsket om at give kunderne den bedste oplevelse, når de har brug for hjælp, for eksempel med en produktreturnering eller spørgsmål relateret til et køb. I dag er virksomheder til stede på flere medier og platforme for at være, hvor deres kunder er. Men det kræver vedligeholdelse, tid, hænder – og ikke mindst et overblik.
Herodesk tilbyder dig en omnichannel supportløsning, hvor alle dine kanaler er centraliseret og samlet ét sted. Dette inkluderer Instagram, Messenger, Live Chat og Email. Du kan kommunikere med dine kunder på alle kanaler ét sted – hvilket gør det lettere, hurtigere og mere tilgængeligt. Med vores helpdesk-værktøj sikrer du og dit team, at I aldrig går glip af en kundehenvendelse igen.
2. Fordeling af ansvar blandt flere medarbejdere
Kundeservice er fordelt blandt flere forskellige medarbejdere i mange virksomheder, og udfordringer opstår hurtigt, når mange emails og beskeder skal besvares. Men hvordan undgår man forvirring og sikrer, at alle opgaver bliver håndteret?
Ofte modtager én emailadresse alle indkommende kundehenvendelser, som derefter hober sig op i indbakken. Dette er både uoverskueligt og ineffektivt, fordi det ofte fører til glemte emails, der forbliver ubesvarede. Overblikket manglede, og en kunde fik ikke svar på sine spørgsmål, hvilket efterlod dem utilfredse.
Heldigvis eliminerer et kundeserviceværktøj nu den ustrukturerede indbakke. Med Herodesk samles alle kundehenvendelser på tværs af kanaler ét sted, og du kan derefter tildele hver henvendelse til en specifik medarbejder. Henvendelsen kan nu ses under hans/hendes “Mine samtaler”, og der er ingen tvivl om, hvem der er ansvarlig for hvilken henvendelse.
Du kan også oprette såkaldte “Delte Indbakker”, som giver dig mulighed for at gruppere dine samtaler med kunder inden for en given kategori. Måske er du en del af en international virksomhed, der arbejder med kunder i flere forskellige lande, hvor det ville være optimalt at kategorisere dem efter land eller sprog. Det kan også være, at du har flere forskellige teams, såsom salg, marketing og administration, hvor det giver mening at gruppere samtalerne derefter. Med Herodesk designer du det præcis, så det giver mening for dig og dit team.
3. Langsomme svartider
Langsomme svarprocesser er lige så frustrerende for dine kunder som vejarbejde en mandag morgen. Det fungerer bare ikke i praksis, og det ødelægger resten af dagen. Du er uden tvivl allerede bekendt med denne udfordring, som du har forsøgt flere gange at planlægge, strukturere og effektivisere uden succes. Og ligesom vejarbejde har man nogle gange brug for en maskines hjælp.
Herodesk tilbyder Auto Responders, som automatisk sender beskeder til kunderne, når de kommer ind i systemet. Når en ny samtale åbnes, kan du indstille Herodesk til automatisk at sende en besked til kunden med information om, hvornår de kan forvente et svar, hvis der er en ferie, eller lignende.
På samme måde kan du også sende en automatisk besked, når en samtale lukkes. Dette kunne være med en kundetilfredshedsundersøgelse, for eksempel. Mange er faktisk dårlige til at følge op på, om deres kunder havde en god oplevelse, eller om de har feedback, der kan bruges til at optimere kundeoplevelsen i fremtiden. Når noget er automatiseret, glemmer vi det ikke, og det giver meget bedre kundeservice. Både nu og i fremtiden.
Lyder det ikke smart? Det synes vi også – og derfor er det også en af vores mest populære funktioner.
4. At besvare de samme spørgsmål hver dag
Du åbner indbakken. Du har set spørgsmålene før, og nu skal du besvare dem igen. Selvom det er helt naturligt for kunder at have de samme spørgsmål, der kræver de samme svar, bliver det hurtigt tidskrævende, når du skal gentage dig selv flere gange om ugen. Måske har du tænkt: “Er der ikke en nemmere måde at gøre dette på?” Ja, det er der – og svaret er Herodesk. Vi har sikret en Hurtige Svar-funktion. Her kan du foruddefinere en tekst, der hurtigt kan videresendes til kunden, når det samme spørgsmål dukker op i din indbakke.
Med tastaturgenveje til at åbne vores Hurtige Svar-menu har det aldrig været nemmere at besvare dine kunders spørgsmål. Find svaret, indsæt det, og send beskeden. Med få klik har kunden modtaget et tilfredsstillende svar på deres spørgsmål, og du har mere tid til at håndtere de mere ressourcekrævende henvendelser. Du kan oprette så mange, som du og dit team har brug for, og vælge, hvem der kan få adgang til dem.
5. Manglende systemintegrationer
Du logger ind og ud af systemer dagligt for at tackle de mange opgaver med at drive virksomheden. Men det ene system efter det andet spiller ikke på samme hold, og du kan ikke samle dine data, ordrer, kommunikation osv. nogen steder. Da vi startede Herodesk, var dette en af de første bump på vejen, vi ønskede at eliminere; det skulle være lettere at arbejde med systemer og førsteklasses kundeservice.
Derfor finder du integrationer med webshop-systemerne Shopify, DanDomain (både den nye og Classic), WooCommerce, Magento, Shoporama, ideal.shop og PrestaShop. På den måde får du straks et overblik over dine kunde- og ordreoplysninger, som du har brug for til kundehåndtering og service.
Ud over webshop-integrationer, som nævnt tidligere i dette indlæg, kan du få adgang til integrationer, der samler kommunikation fra forskellige kanaler, herunder Instagram, Messenger, Email og Live Chat. Herodesk giver dig også adgang til en SmartPack-integration, hvor du kan holde styr på status og sporingskoder for alle ordrer.
Herodesk optimeres løbende med nye funktioner, initiativer og ikke mindst nye integrationsmuligheder. Der vil løbende blive tilføjet flere, hvilket giver dig endnu flere muligheder for at maksimere vores helpdesk-værktøj.
Ved at tackle disse udfordringer kan din webshop levere en bedre kundeserviceoplevelse, der tilfredsstiller dine kunder, skaber loyalitet og fremmer vækst.